Privacy document MHVS

cropped-cropped-cropped-cropped-logomhvs-grijs-1.jpg

Privacydocument Milieu-en Heemkunde Vereniging Swalmen (MHVS)

Binnen de MHVS heeft de penningmeester toegang tot de persoonsgegevens van de (actieve) leden. Hij/zij zorgt voor het beheer, het actueel houden en het gebruik van de persoonsgegevens voor het toezenden van het kwartaalblad, de jaarlijkse contributienota en de uitnodiging voor de jaarvergadering. De bezorgers van het kwartaalblad kunnen enkel kennis nemen van naam en adres van de leden in hun bezorgroute. Wij beheren enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de statutaire taken.  Dit betekent naam en adresgegevens voor de leden. Voor de bestuursleden wordt naast de persoonsgegevens ook de geboortedatum geregistreerd, daar dit noodzakelijk is voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De leden hebben zelf hun persoonsgegevens, naam en adres doorgegeven bij aanmelding lidmaatschap. Na afmelding worden de gegevens na afloop van de lidmaatschapstermijn uit de digitale administratie verwijderd.

In de correspondentie/kwartaalblad aan de leden zal de volgende opmerking worden opgenomen: De MHVS heeft alleen naam en adres van de leden opgenomen in een digitaal adressenbestand. Dit bestand en de gegevens worden gebruikt voor correspondentie en de toezending van het kwartaalblad aan de leden. De penningmeester beheert het digitaal adressenbestand. De bezorger van het kwartaalblad heeft alleen kennis van de namen en adressen van zijn/haar bezorgroute.

Hiermee voldoet de MHVS aan de laatste regels omtrent de privacywetgeving.

De betreffende documenten en afspraken kunnen worden ingezien bij de penningmeester.

Aldus vastgesteld in bestuursvergadering MHVS 30 mei 2018.